活動無論大小，本質都係一場「人與人之間嘅交流」。一個參加者嚟到現場，第一眼見到、第一句聽到、第一個接觸嘅人，已經開始建立對成個活動嘅印象。
所以，「接待」同「溝通」並唔係附加細節，而係影響活動成敗嘅關鍵因素之一。
一個活動就算規模再大、內容再豐富，如果接待混亂、溝通唔暢、嘉賓無人理、贊助商搵唔到位，整體觀感都會大打折扣。相反，如果每位參與者都覺得有人照顧、安排妥當、有清晰指引，即使活動內容簡單，都可以令人印象深刻、樂於參與。
因此，活動策劃唔單止係場地、流程、節目，更重要係點樣令唔同嘅持份者──包括嘉賓、會員、媒體、協辦機構、受惠對象等等──都能有良好嘅參與體驗。以下係多年參與大型活動嘅經驗總結，提供大家參考。
一、活動接待嘅關鍵做法
- 活動入口要有清晰標示同分流安排，唔同身份人士有對應櫃位，例如：會員登記、媒體接待、贊助商／協辦機構登記等。
- 接待人手要充足，避免「無人睇場」，特別係中途到場嘅嘉賓要有人跟進。
- 嘉賓到場後應有指定人員接待，並協助引導入座，避免賓客自行「搵位」。
- 接待櫃位應保持運作至活動中段，唔好一開場就「收枱」。
二、流程與座位安排嘅注意
- 座位表要提早準備，並及時更新最新嘉賓名單。
- 對於官員、贊助商、協辦機構、受惠單位，要有清晰座位安排及名牌。
- 儀式流程應因應參加者特性調整，例如有小朋友或長者時，避免過長環節。
- 大合照與典禮可靈活安排，唔一定要一開始就完成所有儀式。
三、溝通與協調技巧
- 提前發出完整邀請資料，包括活動宗旨、時間、地點、出席名單、Run down、受惠對象等。
- 官員、主禮嘉賓（GOH）、記者等，應主動聯繫其秘書或新聞官，確認到場時間與細節。
- 如有媒體出席，需安排採訪區、拍攝位置，同時避免其他參與者阻擋記者工作。
- 現場應有統籌人員處理突發情況，確保流程順暢。
四、活動後續宣傳建議
- 活動完結後善用社交媒體推廣成果，並交由總會或區會協助發佈。
- 提供簡潔文字簡介（約100至150字），配合4至6張精選相片，包括大合照及動態場面（action photo）。
- 相片應以真實互動、感人場面為主，例如義工服務、嘉賓交流、受惠者回應等。
- 宣傳內容可包括參與人數、受惠對象、合作單位、活動亮點等具體數字與資料。
五、實務提示與補充
- 攝影工作應安排專人負責，避免「影完唔知啲相去咗邊」。
- 活動前可與總監或講者確認訪問內容，提升傳媒報道質素。
- 如有邀請官員，必須事前交代清楚內容與流程，避免臨場出錯。
總結
一場活動嘅成功，唔單靠場地同節目，而係取決於每位參與者嘅體驗感受。
接待做得好、溝通夠清晰、流程夠順暢，氣氛自然就會理想。
希望大家喺籌備未來活動時，唔好忽略呢啲睇似細微嘅「細節」，因為正正就係呢啲細節，往往決定成敗。