活動策劃中的接待與溝通要點分享

活動無論大小,本質都係一場「人與人之間嘅交流」。一個參加者嚟到現場,第一眼見到、第一句聽到、第一個接觸嘅人,已經開始建立對成個活動嘅印象。
所以,「接待」同「溝通」並唔係附加細節,而係影響活動成敗嘅關鍵因素之一。

一個活動就算規模再大、內容再豐富,如果接待混亂、溝通唔暢、嘉賓無人理、贊助商搵唔到位,整體觀感都會大打折扣。相反,如果每位參與者都覺得有人照顧、安排妥當、有清晰指引,即使活動內容簡單,都可以令人印象深刻、樂於參與。

因此,活動策劃唔單止係場地、流程、節目,更重要係點樣令唔同嘅持份者──包括嘉賓、會員、媒體、協辦機構、受惠對象等等──都能有良好嘅參與體驗。以下係多年參與大型活動嘅經驗總結,提供大家參考。

一、活動接待嘅關鍵做法

  1. 活動入口要有清晰標示同分流安排,唔同身份人士有對應櫃位,例如:會員登記、媒體接待、贊助商/協辦機構登記等。
  2. 接待人手要充足,避免「無人睇場」,特別係中途到場嘅嘉賓要有人跟進。
  3. 嘉賓到場後應有指定人員接待,並協助引導入座,避免賓客自行「搵位」。
  4. 接待櫃位應保持運作至活動中段,唔好一開場就「收枱」。

二、流程與座位安排嘅注意

  1. 座位表要提早準備,並及時更新最新嘉賓名單。
  2. 對於官員、贊助商、協辦機構、受惠單位,要有清晰座位安排及名牌。
  3. 儀式流程應因應參加者特性調整,例如有小朋友或長者時,避免過長環節。
  4. 大合照與典禮可靈活安排,唔一定要一開始就完成所有儀式。

三、溝通與協調技巧

  1. 提前發出完整邀請資料,包括活動宗旨、時間、地點、出席名單、Run down、受惠對象等。
  2. 官員、主禮嘉賓(GOH)、記者等,應主動聯繫其秘書或新聞官,確認到場時間與細節。
  3. 如有媒體出席,需安排採訪區、拍攝位置,同時避免其他參與者阻擋記者工作。
  4. 現場應有統籌人員處理突發情況,確保流程順暢。

四、活動後續宣傳建議

  1. 活動完結後善用社交媒體推廣成果,並交由總會或區會協助發佈。
  2. 提供簡潔文字簡介(約100至150字),配合4至6張精選相片,包括大合照及動態場面(action photo)。
  3. 相片應以真實互動、感人場面為主,例如義工服務、嘉賓交流、受惠者回應等。
  4. 宣傳內容可包括參與人數、受惠對象、合作單位、活動亮點等具體數字與資料。

五、實務提示與補充

  1. 攝影工作應安排專人負責,避免「影完唔知啲相去咗邊」。
  2. 活動前可與總監或講者確認訪問內容,提升傳媒報道質素。
  3. 如有邀請官員,必須事前交代清楚內容與流程,避免臨場出錯。

總結

一場活動嘅成功,唔單靠場地同節目,而係取決於每位參與者嘅體驗感受。
接待做得好、溝通夠清晰、流程夠順暢,氣氛自然就會理想。

希望大家喺籌備未來活動時,唔好忽略呢啲睇似細微嘅「細節」,因為正正就係呢啲細節,往往決定成敗。