主要介紹了在應用的不同水準和發展階段，業務流程管理(BPM)及業務流程管理系統(BPMS)為使用者帶來的5個方面的實際利益。
固化企業流程
只要不是單個人獨立完成全部工作的個人作坊性質，企業從它的誕生起，就存在著流程，並且隨著企業的不斷成長，其流程越來越多，越來越複雜。幾乎每個企業都 針對各類業務流程和事務流程有一套規章制度，隨著管理的細化和規範化，企業的規章制度是越來越厚，而執行這些規章制度的人卻越來越墜進謎團裡。可想而知， 這些影響著企業生命的核心流程的執行效果會怎樣了。
有些企業已經認識到了這點，甚至花鉅資請專業的諮詢公司來重新肅清流程、規劃流程，但很多企業中由於人的原因，如礙於情面、越級審批、不照章辦事等，而造成應用的失敗。
企業業務流程管理系統就能在應用的初期階段達到這樣的首要應用目標，通過系統固化流程，把企業的關鍵流程導入系統，由系統定義流程的流轉規則，並且可以由系統記錄及控制工作時間，滿足企業的管理需求及服務品質的要求，真正達到規範化管理的實質操作階段。
實現流程自動化
有人做過一個行為分析，發現一個流程的處理時間中90%是停滯時間，真正有效的處理時間很短。並且在流程處理過程中需要人員去用“腿”、用“電話”等其他 手段去推進，不僅耗時耗力，而且效果差，時時有跟單失蹤或石沉大海的情況發生。通過業務流程管理系統，利用現有的成熟技術、電腦的良好特性，很好地完成 企業對這方面的需求，資訊只有唯一錄入口，系統按照企業需要定義流轉規則，流程自動流轉，成為企業業務流程處理的一個“不知疲倦”的幫手。
實現團隊合作
傳統的職能式企業組織架構，自有它的應用範圍和優勢，但我們發現企業的很多流程不僅僅靠一個部門來完成，更多的是企業部門間的協同合作，特別是有些企業還存在著跨地域的合作，如採購流 程，它涉及到生產部門、採購部門、庫管部門、財務部門、商務部門、合同簽署中的法律部門以及企業的高層管理部門。如果我們還以傳統的職能部門的思維考慮流 程，就可能患“近視眼”、注重部門利益忽視企業利益、重視部門上司的感覺忽視實效，並且還容易導致部門之間權責不清的灰色地帶。而作為企業的業務流程存在 著各業務部門的天然聯繫，其流暢的業務處理是需要各部門以企業的利益為最高利益，協同工作。
業務流程管理系統以流程處理為面向，自動地串起各部門，即利用現在先進的互聯網技術串起各地域，達到業務流程良好完成的目的，並且企業的很多高管人員的意 識已遠遠超出一套業務流程管理系統，更多的希望憑藉這樣的系統，形成企業協同工作的團隊意識，配合完成自己的企業文化。
優化流程
流程在制定出來以後，沒有人能保證這樣的流程就是合理科學有效的，即使是當時合理科學有效的系統，由於我們身處的市場環境的變化、組織結構的隨之變化、營 銷服務策略的隨之變化，很難說能繼續保持這種優勢。一套好的業務流程管理系統不僅僅可以具備以上的諸多好處，而且隨著流程的執行流轉，系統能夠以資料、直 觀的圖形報表報告哪些流程制定得好，哪些流程需要改善，以便提供給決策者科學合理決策的依據，而不是單靠經驗，從而達到不斷優化的目的，呈螺旋式上升的趨 勢。
向知識型企業轉變
企業老闆經常環顧員工下班後空蕩蕩的辦公室，問自己我的企業還剩下什麼，還值多少錢。而業務流程管理系統通過固化流程，讓那些隨著流程流動的知識固化在企 業裡，並且可以隨著流程的不斷執行和優化，形成企業自己的知識庫，且這樣的知識庫越來越全面和深入，讓企業向“有生命會呼吸”的知識型和學習型企業轉變。如一個新進入公司的員工，他能夠通過企業業務流程管理系統很快地熟悉企業及企業的業務處理，並且可以通過流程固化形成的知識庫不斷充實自己及提高處理流程的難度和水準。