流程是ERP的“靈魂”?

流程管理的品質才是問題的源頭。企業只有不斷維持、優化自身的業務流程,才能更加靈活地隨市場條件的變化而改變。

“某某企業投入鉅資實施的ERP系統失敗了”;“某某企業ERP上線之後,很多問題不僅未得到有效解決而且更複雜化了。”像這樣的關於ERP實施和應用的負面消息在中國的行業用戶中早已見怪不怪。ERP系統的實施是一項極為複雜的工程,而如何將ERP系統與企業生產和管理理念真正地融合,則更是企業面臨的難題,許多實施過ERP系統的企業對於ERP系統的難於把控都深有感觸。

近幾年,歐美國家對企業進行過一項調查,結果顯示在已經上了ERP等資訊系統的公司中,有80%反映如果給他們一個機會重新再做ERP,他們將首先優化生產和管理流程。

此BPM非彼“BPM”

談到企業業務流程管理(BPM),我們則有必要提到另外一個“BPM”。從2003年下半年開始,SAP、Oracle、Hyperion等國際著名的管 理軟體提供商紛紛推出了BPM(Business performance Management)這一理念,此概念在中國的管理軟體市場上被稱作“企業績效管理”。所謂企業績效管理,就是企業內部的各種管理軟體、業務流程和業務 成功衡量方法的集合,它使得組織內部的每個成員都能夠更好地理解運營目標、實施運營規劃,正面影響企運作的優化進程。

然而,實際上企業中還存在著另一個BPM ,即業務流程管理(Business Process Management)。August-Wilhelm Scheer是德國Saarbrucken 大學的教授,同時他也是業務流程這一理念和技術架構的設計者。2003年Scheer教授因“集成資訊系統的結構”成為第一位獲得菲利浦斯研究獎的經濟學 家,1984年Scheer教授創辦了IDS Scheer這家從事業務流程設計和諮詢的公司。Scheer教授對於業務流程管理的內涵做出了新的詮釋,他認為,BPM並非只是對ERP專案進行事後的 績效衡量,BPM提出了一種管理方法,包括對企業流程、戰略進行綜合性的描述,它是慣穿始終的持續性工作,為企業提供業務流程的不斷優化。

BPM和BPR(Business Process Reengineering,業務流程重組)都是基於企業流程的變革,二者有著異曲同功的作用,但是從實施方法和效果上看,BPM與BPR又存在著極大的 差異。BPR是對企業流程進行根本性、一次性的變革,創造出新的組織機構,再通過IT技術對這些流程進行技術支援;而BPM則在企業裡面建立一種管理機 制,這個管理機制在BPR一次性轉換之後,繼續有人負責不斷完善流程。一般來說,一個企業裡面BPM與BPR可以同時進行,也可以單獨實施,這兩個專案可 以互相融合。

流程管理的品質才是問題的源頭。企業只有不斷維持、優化自身的業務流程,才能更加靈活地隨市場條件的變化而改變。

BPM慣穿ERP始終

為什麼實施ERP之前需要首先做BPM,BPM與ERP的實施有著怎麼樣的密不可分的關係? Scheer教授認為,ERP系統的實施主要是用來支援流程的。企業通常是按照它的功能來劃分機構,一般包括: 行銷、採購、生產和財務等,最初企業每個部門都通過IT技術來支援它的流程,因此每個部門都有自己的資料庫與應用程式。然而客戶的訂單卻穿越了企業的各個部門,客戶向銷售部門下達訂單,訂單轉移到採購、生產部門,最後通過財務部門與這個客戶進行結算。

所謂流程就是將企業不同部門的功能根據客戶的要求連接在一起,他們所用到的資料基礎是一樣的,所以不同的資料庫之間就會發生交換與聯繫。ERP最初的想法 就是基於這種變化,將不同的資料庫統一起來。但是從功能的角度來看,企業的各個部門還是根據自己的不同功能在工作,那麼在未來企業新的服務架構中,功能庫 又被分開,會通過一個“流程引擎”將這些功能整合起來,“流程引擎”的作用就是實現不同功能在電腦系統裡面的實施。

BPM的功能就是在ERP系統中對流程進行描述,通過對流程準確的描述傳輸到技術流程平臺層面,技術平臺通過不同的服務單元和統一的資料庫來實施ERP的 新功能。也就是說,以後企業要改變它的組織架構或者流程時,只需要改變BPM產品中對流程的描述,而技術層面的伺服器單元不會發生變化。所以BPM不是企 業的單個功能,而是一個控制流程的平臺。現在ERP的架構正在發生變化,Scheer教授認為,在今後的ERP方案中,BPM將成為ERP方案的“心臟 ”。從前ERP的實施是為了固化企業的管理流程,但今後的ERP將朝著基於流程的方向發展,它將使得IT方案更加靈活,隨時適應企業組織機構的變化。

流程是企業管理的源頭

當我們評價一個企業是否成功時,需要從它的業務效率、管理透明度、創新能力等方面進行考察,最終會發現流程管理的品質才是問題的源頭。企業只有不斷維持、優化自身的業務流程,或者能夠比競爭對手更快地回應客戶的需求,才能更加靈活地隨市場條件的變化而改變。

業務流程管理是提高競爭力和革新能力的前提條件,因為它直接影響著決定企業生存的幾大關鍵問題: 產品的推介過程、生產和服務過程、支援過程、管理控制過程。用以流程為導向的IT應用系統,如ERP、CRM或SCM等,不僅能夠連續優化應用過程,而且 可以鑒別各種業績指標。從這個前提上看,BPM的定義應該是:對業務流程、組織機構和IT系統應用的持續調整和優化,從而形成了業務流程管理的完整迴圈, 進一步解決ERP沒有解決的問題。