很難想像沒有資料的ERP是什麼樣子的。然而，實際情況又是如何的呢？
根據AMT的研究，在那些上線不成功或者上線後掉線的案例中，有高達70％的項目都有一個共同的直接原因，那就是在資料上出了問題。有的是在資料還沒有准 備好，諸多資料不準確、不完整的情況下就倉促上線；有的則是業務沒有理順，出現一數多據的情況，不知道該相信哪個資料；還有的是上線運行後操作人員未及時 更新業務資料導致系統內的資料失真等等，雖然資料問題的表現不盡相同，但最終的結果都是一樣的，那就是大家忙了數月得到的是一個沒有資料的ERP系統。
這確實是一個讓人笑不起來的笑話。
於是，人們在驚愕、困惑、迷茫後，終於發出了這樣的呐喊：不要讓數據毀了ERP。
資料的重要性
經驗表明，作為管理改造工程的ERP專案，花在系統實現和技術準備上的時間並不多，80%以上的時間是花在了貫穿全程的三大任務上，即全程的宣傳培訓、全程的資料準備和全程的管理變革。這三個全程缺一不可，其中尤以資料準備工作量最大。
說到資料在ERP專案中的重要性，恐怕沒有人會否認。大家最常掛在嘴邊的一句話是“三分技術、七分管理、十二分資料”，以此來表達對資料的高度重視。然而資料問題成為ERP專案高失敗率的主要原因之一這不爭的事實，又不得不讓人反思癥結到底在哪兒。
為什麼資料是一個大問題
很多企業在沒有上資訊化之前使用手工方式進行管理。手工方式下的資料，更多的是以部門為單位進行管理的。部門之間用單據進行業務資料的流轉，部門內用台賬 進行資料記帳，月底通過對賬保持部門內和部門之間資料一致。這種延用了幾十年的管理方式，與利用資訊化進行資料管理的思想和實現手段有很大差距。
手工資料的特點是：分散、口徑不一致、冗餘、不規範。這樣一來，同一資料在同一時間點上，會在不同部門、以不盡相同的描述和內容表現出來，在時間和空間上 也是不一致的。這顯然與ERP所追求的同一資料在系統中保持惟性、共用性的理念有很大差別。再加上由於歷史的原因，企業中的很多資料要麼不全，要麼賬實不 符，企業往往要在上ERP的同時清產核資工作，這無形中加重了ERP資料準備的難度。
如何進行資料準備
資料準備是一項龐大而繁瑣的工作，所以越早進行越好。並且應該貫穿ERP專案實施的全過程。那麼一個ERP項目應該如何從一團亂麻中理出頭緒，在ERP系統上線前後分步驟地做好資料準備呢？為了說明問題，先講一個成功推進資料準備的案例吧。
老李是某鋼鐵集團資訊部的負責人，在公司的多個業務和管理崗位上供過職，對公司上上下下的情況都很熟悉，也算是一個老鋼鐵了。
公司的ERP項目剛剛啟動，他就隱約感到資料是一個大問題，因為企業幾十年沉澱下來的資料量巨大，且有很多不全、不准、不一致的現象，要想在上線之前將這 些情況搞清楚，就必須儘早下手。在諮詢公司的幫助下，他抽調專人組成資料組，與ERP專案實施並行開展工作。按照計畫，他分為三大步驟，首先是讓各業務部 門先盤點統計一番，摸清家底，這花了大半個月；之後是對收集上來的資料分類整理，制定統一的編碼規則，這花了兩個多月的時間，這步完成後，基礎資料也就基 本完成了；第三步是下發編碼規則，並要求業務部門按新編碼重新整理現有資料，並在上線之前一個月內實物盤點，在上線之前拿出期初資料。經過一番周密的安排 和大量的工作，資料準備終於和專案實施同步完成，並且資料的品質是有保證的。
從這個案例中我們可以看出資料準備的步驟和一般規律。
第一步：搞清楚有哪些資料要準備
我們可以簡單地將ERP實施所要準備的資料分為兩大類：即靜態資料和動態資料，也可稱為基礎資料和交易資料。
靜態資料是指開展業務活動所需要的基礎資料，如物料基本資訊、客戶、供應商數據、財務的科目體系等。靜態資料的特點是它在整個資料的生命週期中基本保持不變，同時它是動態資料的基礎，公司所有業務人員通過調用靜態資料來保持同一資料在整個系統中的惟性。
動態資料是指每筆業務發生時產生的交易處理資訊。例如銷售訂單、採購訂 單、生成指令等。動態資料按照時點來分，又可以分為期初資料和日常資料。其中上線時點的資料對ERP上線前的資料準備尤其重要，它代表系統在期初上線這樣 時間點上，公司動態資料的當前狀態，我們稱其為期初資料（或者稱為初始資料）。期初資料既包括上線時點所有物料庫存的數量、金額，財務科目的餘額，也包括 那些未完未結的業務單據，象未交貨的銷售訂單、未付款的採購訂單等。
不論是靜態資料還是動態資料，在ERP系統中都必須是惟的。為了保證資料的惟性，就要給這些資料編碼。所以，在進行兩大類資料準備之前，另一項更基礎的工作必須先完成，那就是編碼規則。
我們可以將資料的分類和資料準備的先後次序清單如下，並對每項資料設計一個收集表，下發到各部門，摸底調查。
在所有的資料中，物料資料是數量最多、分佈最廣的。這裡所指的物料包含的範圍很廣，既包括原材料、半成品、產成品，也包括設備、固定資產等。物料分類則是 根據物料的某些屬性對物料進行歸類，例如一個機械廠將其物料分為：產品、部件元件、零件、鑄件、鍛件、刀具、量具、夾具及其他工裝等。
所以要首先把工作重心放在物料資料準備上。
第二步：制定編碼規則和完成基礎資料收集
在明確有哪些資料要準備後，就可以著手編碼了。實際上，資料準備工作中最難的是制定編碼規則，這也是最佔用時間的工作。一個考慮周全的編碼體系需要跨部門反復討論。不同的資料可能有不同的編碼結構，但必須遵詢共同的編碼原則：
1）惟性
必須保證一個編碼物件僅被賦予一個代碼，一個代碼只反映一個編碼物件。
2) 實用性
編碼體系應當符合企業的業務特點和管理需求，既充分考慮企業發展對資訊編碼的需求、又兼顧企業的現狀。要從實用性出發，掌握好編碼的顆細微性，過細的編碼不實用，過粗的編碼不管用。
3) 統一的編碼結構
編碼由一個或者若干不同分類角度的分類碼構成，統一的編碼結構含意如下：
任何物件在其整個生命週期內標識碼保持不變，所有分類碼具有相同的編碼結構。
圖示為三段柔性分類碼結構，並且採用順序碼作為二級代碼，以確保編碼的惟性。
圖1 分類碼的結構
分類碼各段之間可以具有隸屬關係，構成樹狀結構，見圖2所示。
4) 標準化
編碼應提高標準化程度，充分考慮到與外部環境的接軌而盡可能與相關國家、行業標準相吻合。例如使用國家標準所確定的行業分類作為行業編碼，郵遞區號作為地區編碼等。
5) 便於ERP系統處理
由於編碼將在電腦資訊處理系統中得以實現，故編碼應當符合資料處理的要求，便於用電腦處理。
6) 易用性
編碼應盡可能好記易用。所以要在滿足要求的情況下盡可能的短小，常用的編碼應儘量避免字母與數位元混合，以提高錄入效率。
實際上，編碼問題絕不僅僅是一個技術問題，也不只是ERP實施小組的事情。它牽涉到不同的部門，需要考慮管理現狀、業務特點、歷史資料等方方面面。所以合 理組織人力和安排充足的時間十分重要。一般的做法是在專案實施小組中成立跨職能部門的資料小組，由專人負責，各職能部門的人員都要參加資料小組，視工作難 度和工作量來確定是專職還是兼職參與。
完成編碼規則後，依據編碼規則逐條確定靜態資料和編碼，從而完成整個靜態基礎資料的整理工作。
第三步：期初資料準備和系統上線
有了基礎資料，就有了ERP運行的基礎。但ERP上線後，系統裡的資料是不是能夠反映現實情況，就要看期初資料能不能及時準確地錄入系統了。
由於期初資料反映的是上線那個時間點的資料，因此過早準備是沒有意義的，這些交易處理資料都是動態的，每天都在變化。因此完成期初資料準備需要更精密的時間表，通常會這樣安排計畫：
根據ERP專案的實施進度，確認上線時間，並進行專案管控。
在上線之前一個月內進行全面的庫存盤點，並在財務上進行盤盈盤虧處理。盤點時使用新的編碼規則。
要求各業務部門在上線之前盡可能處理完未結清的訂單和應收應付單據，以減少手工和系統切換的難度，同時也降低日後對賬的工作量。
在上線之前兩周，集中人力將靜態資料導入或者錄入系統。
在上線時點將庫存期初、科目餘額和未結單據錄入系統。可視資料量的多少適當提前或者滯後錄入，但要保持系統中的資料與實際情況相符。
在上線後的一個月內，通過核對手工賬和實物，檢查系統資料是否準確，並查出差異所在，進行調整。
談到對賬，這裡再多說幾句。由於ERP的系統實現不是簡單的類比手工作業，因此在系統上線前後，業務處理方式可能會不同，會有一些資料是對不上的。對不上 的原因除了確實賬實不符、賬賬不符外，前後的統計和管理的口徑不一致也是導致資料根本對不上的一個重要原因，畢竟資料的標準都不一樣了。比如為了核算準確 而增加的過渡科目會導致另一些科目餘額不一致，雖然這並不影響最終的財務報表。
在處理這類資料的時候，要從理解系統的邏輯關係出發，尋求資料的平衡，懂得哪些應該刪除、哪些應該合併、哪些應該完善。懂得如何取捨是上上功夫。
資料生命週期管理
至此，整個ERP專案上線之前的資料準備宣告完成。但作為一個完整的系統，上線還只是ERP應用的開始。相比前期的痛苦，上線後保持資料的“純潔”更顯得 重要。所謂“打天下難，守天下更難”。在資料從產生到消亡的整個生命週期中，保持資料的準確性、時效性是一項長期的工作。在系統運行期間，還要做到以下幾 點：
－成立專門的編碼維護部門，根據編碼規則添加新的編碼。
－上線後，需要對部分業務流程和操作規程調整，以適應系統內的資料流程轉。
－應用管理員及時處理系統中的異常資料。
－定期對數據備份，確保資料完整，在出現資料災難時可以恢復到最近一個數據點，最大限度地減少損失。
－清理垃圾資料和已經失效的資料。
－根據業務和管理的需要，增加新的資料項目或者更改原資料定義等。
保證資料品質的方法
資料品質是資料的生命，因為錯誤的資料沒有任何現實的意義，反而是系統無法上線或者掉線的導火索。保證資料品質是時時刻刻要做的事情。在這方面，經驗更顯寶貴，不過我們還是可以探詢出一些成型的方法：
在上線前做資料收集時，要事先做好下發表格。如果資料量較少，可以用Excel範本做表格，並鎖定不允許修改的部分，以利於匯總、排序。如果資料量比較大，最好另編一個小程式，以自動控制重複的資料，同時便於同步檢查。
在上線時，先通過管理措施減少期初資料量，再對每一條期初資料都要力保準確。要儘早對賬，因為越晚對賬資料的差異越大，越難對得上。
在上線後，要從管理上嚴格要求業務處理與資料錄入同步進行，不能積壓單據一次性補錄。
做好以上幾點，可以控制住資料品質。但不管如何努力，資料都不大可能百分白的準確。我們所談的資料準確是指數據的錯誤率控制在可以接受的範圍之內，並逐步 求精。企業要有一套高效的管理制度保證及時發現並處理資料差異。在ERP實施期間，企業要為資料的損失做好“買單”的準備，有時重複工作是不可避免的，也 可能會因處理賬實不符而需要財務費用。在ERP應用期間，短期的對不上帳，只要是控制在範圍之內，就可以接受，俗話說“一段濁水、一段清水”，只要堅持嚴 格管理和定期核查，資料品質很快就會提高。
諮詢公司有一套資料品質的評估方法，在系統運行一段時間後做資料評估是提高資料品質必不可少的工作。實際上，不少企業通過資料評估，往往能夠發現以前所忽視的管理上的問題，經過幾輪調整後，企業實施ERP的效益就體現出來了。
總結
影響一個ERP專案的因素有很多，資料無疑是其中很重要的一項。當我們抓住資料這個根基，大處著眼，小處著手的時候，我們距離ERP成功的日子就不會太遠。